Ищем не «просрочку»
На доске задач «просрочено» означает разное: нет входных данных, ждём клиента, забыли назвать владельца или задача действительно потерялась. Простое напоминание по дате увеличивает шум. У ИИ есть более полезная роль — собрать кандидатов, где в описании нет следующего шага, срок противоречит зависимостям или статус давно не менялся. Это не список виноватых, а очередь для человеческой проверки. До запуска договоритесь, что считается сигналом: отсутствие владельца, нет обновления семь дней или зависимость без даты.
Соберите минимум полей
Для пилота достаточно названия, описания, статуса, владельца, даты последнего изменения, срока и зависимостей. Не передавайте переписку и личные заметки, если они не нужны. Сначала проверьте сами поля: пустая дата может означать «срок не согласован», а не «задача забыта». Если команда меняла статусы в середине квартала, добавьте это в контекст; иначе модель назовёт проблемой обычное изменение правил учёта. Сохраните исходную выгрузку, чтобы каждую отметку можно было пересмотреть.
Разделите поиск и действие
Попросите вернуть три списка: задачи без следующего шага, задачи с конфликтующими сроками и задачи с неполными зависимостями. Для каждого пункта нужны причина, поле-источник и вопрос владельцу. Запрещённый результат — автоматически перенесённый дедлайн или новый исполнитель. Даже точная классификация не знает, какое внешнее обязательство важнее и почему сотрудник недоступен. Решение остаётся у владельца проекта. Начинайте с режима рекомендаций, а не с интеграции, которая меняет карточки.
Проведите короткий разбор
Откройте десять отмеченных задач вместе с координатором. Отметьте ложные тревоги и реальные случаи. Если большинство карточек «проблемные» только потому, что команда не заполняет одно поле, сначала исправьте шаблон, а не настраивайте сложный запрос. Хороший результат пилота — одно понятное правило: любая задача со статусом «ждём» получает дату следующей проверки и владельца контакта. Маркировка ИИ не должна использоваться как оценка продуктивности человека.
Измерьте результат
Измеряйте долю задач, по которым после проверки появился понятный следующий шаг, число отменённых ложных тревог и время координатора на еженедельный разбор. Если сообщений стало больше, а решений не прибавилось, маршрут надо упростить. Повторите проверку через месяц на другой команде. Для чистки бэклога есть [поиск дублирующих задач](/materialy/ii-dlya-poiska-dubliruyushchih-zadach-20260930/): похожий заголовок не доказывает повтор. А если источник — встреча, сначала соберите [решения из созвона](/materialy/ii-dlya-vydeleniya-resheniy-iz-sozvona-20260930/), чтобы не создать задачу из произнесённой вскользь идеи.
Вопросы и ответы
**Можно ли автоматически закрывать задачи без обновлений?** Нет: отсутствие активности не доказывает, что работа не ведётся. **Какой срок выбрать для сигнала?** Тот, который соответствует вашему циклу работы; его проверяют на выборке. **Нужен ли доступ ко всей системе?** Нет, начинайте с минимальных полей.