Начните с вопросов
Соберите не весь диск, а десять вопросов, которые менеджеры повторяют каждую неделю. Для каждого укажите правильный документ, владельца и дату актуальности. Это определяет корпус лучше, чем длинный список папок.
Разделите доступ
Коммерческие условия, шаблоны и личные заметки нельзя смешивать в одном индексе. Постройте роли до загрузки: менеджер видит общие материалы, руководитель — расширенный набор, а закрытые файлы остаются вне пилота.
Подготовьте документы
Удалите дубли, дайте файлам ясные названия, отметьте версию и владельца. Скан без текста и презентация без даты создают уверенную ошибку быстрее, чем плохая модель.
Требуйте цитату
Ответ должен показывать фрагмент и ссылку на внутренний документ, а не только вывод. Если подтверждения нет, система должна вернуть короткий отказ и маршрут к ответственному.
Проверьте пилот
Прогоните эталонные вопросы под разными ролями. Добавьте вопросы без ответа и материалы с устаревшей ценой. Отдельно проверьте, что модель не пересказывает недоступный файл через общий запрос.
Настройте обновление
У каждого источника должна быть дата следующей проверки. Когда владелец обновляет условие, старая версия исключается из поиска, а не живёт рядом с новой.
FAQ
Нужно ли переносить CRM целиком? Нет, начинайте с ограниченного корпуса. Достаточно ли точного ответа? Нет, нужна проверяемая цитата. Что делать с устаревшими файлами? Исключить или пометить архивом до индексации.